Fichas de identificación

Muchas empresas, organismos públicos e instituciones requieren llevar un registro de los datos e información de interés de las personas. Para poder realizar esta tarea de manera organizada recurren a las fichas de identificación. Si deseas saber más sobre en que consiste, cómo se hacen y para qué sirven las fichas de identificación quédate en este artículo y lo descubrirás con nosotros.

¿Qué son las fichas de identificación y para qué sirven?

Las fichas de identificación son un recurso administrativo que permite compilar y almacenar la información que resulta pertinente para los objetivos de la empresa o institución. La mayoría de estas fichas cuentan con una serie de preguntas en los que se debe incluir los datos. 

Entre los datos más comunes que se pueden encontrar en estas fichas están: nombre y apellido, dirección de residencia, teléfono de contacto, correo electrónico, número de documento de identificación, etc. Ahora bien, pueden incluirse muchas más preguntas según el interés de la organización.

Para incluir más información se pueden establecer preguntas con selección múltiple o selección simple, esto simplifica a la persona que la llena este proceso. En todo caso, las fichas de identificación lucen como una encuesta.

Dado que este tipo de ficha contiene información que puede ser sensible, es muy prudente que se cuente con un alto criterio de confidencialidad. Por esta razón muchas fichas de identificación indican los términos de privacidad y para qué serán usados.

¿Cómo puede hacerse una ficha de identificación?

Hacer una ficha de identificación es muy parecido a realizar una encuesta, por lo que puedes emplear diversos procesadores de texto que te harán esto muy fácil. Independientemente del programa que vayas a emplear, ten en cuenta lo siguiente:

1. Reserva la parte superior de la ficha para incluir el membrete del organismo, empresa o institución. Es una excelente decisión colocar el logo.
2. Incluye los ítems o preguntas que deben ser respondidos. Acto seguido, coloca dos puntos y luego un espacio para que pueda añadirse la respuesta.
3. Si necesitas colocar una pregunta de selección múltiple o selección simple debes incluir las opciones que van a ser respondidas. Recuerda dejar un espacio en blanco o indicar que se debe marcar un recuadro, círculo, etc.
4. Si hay lugar a la realización de muchas preguntas deberás categorizarlas primero. Esto te permitirá crear bloques con la información haciendo más simple su respuesta y ordenamiento. Si has de hacer esto, debes identificar dicha categoría con un subtítulo claro y legible.

¿Cuáles son los datos que debe contener una ficha de identificación?

La información que se va a asentar en una ficha de identificación puede llegar a ser en extremo variada, porque depende de la organización que la realiza. Esto es muy simple de entender, ya que un banco solicitará a sus clientes un conjunto de datos muy distintos a los que puede pedir un hospital.

En todo caso hay ciertos elementos que son comunes en la mayoría de estas fichas. Entre estos datos tenemos:

1. Nombre y apellidos.
2. Edad.
3. Sexo / género. En este caso se puede incorporar una selección múltiple o tan solo dejar el espacio libre para ser llenado.
4. Fecha de nacimiento.
5. Nacionalidad o lugar de nacimiento. Dependiendo de lo necesario que sea la respuesta se puede solicitar que se señale la provincia / estado y la ciudad donde nació.
6. Estado civil. Esta es otra pregunta en la que se puede incluir una selección múltiple.
7. Dirección del sitio donde reside. Hay que especificar la calle, urbanización o avenida, si es casa o apartamento con su respectivo número y/o letra. En caso de que sea un apartamento, señalar el nombre del edificio, bloque o torre.
8. Nivel de escolaridad. 
9. Oficio.
10. Profesión.

Ejemplo de ficha de identificación

 A continuación, un ejemplo clásico de una ficha de identificación: